最初に決まった額を渡す

定額資金前渡制（インプレスト・システム）では、あらかじめ決めた額を小口現金係に渡しておきます。このときは、小口現金（資産）を借方に、渡す元の預金や現金を貸方に書きます。

この渡した額が、基準になる「定額」です。1週間や1か月ごとに、使った分を確認して同額を補給し、手元をこの定額に戻していきます。

なお、定額を引き上げるときは、増やす分の差額だけを渡します。たとえば40,000円を60,000円にするなら、渡すのは20,000円です。

使った分の報告を受けたら、費用にする

小口現金係から、「電車代」「切手代」などの支払いの報告を受けたら、そのつど費用として借方に書き、使った合計の分だけ小口現金（資産）を貸方で減らします。

費用の勘定は内容に合わせます。電車代は旅費交通費、切手代は通信費、文房具代は消耗品費、商品を送る宅配便の送料は発送費といった具合です。

どの費用の勘定になるか迷ったら、何に使ったお金かを考えます。内容に合う費用の勘定を借方に並べ、合計が小口現金の減少額と一致するか確かめます。

補給すると小口現金が元の額に戻る

使った分と同じ額を補給すると、小口現金は定額に戻ります。補給だけの仕訳は、借方に小口現金、貸方に補給の元になった預金（現金）です。報告のときにすでに費用にしているなら、費用はここでは書きません。

報告を受けてすぐ補給するときは、報告と補給を1つの仕訳にまとめます。この場合、小口現金は減って増えるので差し引きで動かず、費用が借方、補給の元の預金（現金）が貸方になります。

補給の元が現金か、預金かは、問題文の指示に従います。補給のあとの小口現金の残高は、必ず定額に戻ります。

消費税込みの支払いがあるとき

文房具代が消費税込みで払われていたら、本体と消費税を分けます。税抜方式なら、費用（消耗品費など）は本体の額、払った消費税は仮払消費税（資産）として借方に置きます。小口現金が減るのは、税込の合計額です。

たとえば税込5,500円なら、本体5,000円と消費税500円です。税抜方式なら、消耗品費5,000円と仮払消費税500円を借方に置き、小口現金は5,500円減らします。